Vom Eintritt bis zum Austritt: HR-Workflows vollständig digitalisieren
Gestalten Sie Ihre HR-Dokumentation in jeder Phase des Beschäftigungsverhältnisses rechtlich belastbar. Mit Identitätsprüfung aus der Ferne, rechtsverbindlichen elektronischen Signaturen und nachweisbarer Zustellung kann sich Ihr Team auf Menschen statt auf Papierkram konzentrieren.
Bringen Sie Struktur und Rechtssicherheit in die HR-Dokumentation
Ersetzen Sie Drucken, Scannen und manuelles Nachfassen durch sichere, für mobile Geräte optimierte Workflows. So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und verbessern die Erfahrung von Bewerbenden und Mitarbeitenden.
Schneller einstellen
Versenden Sie Angebote und Verträge sofort und lassen Sie diese auf jedem Gerät unterzeichnen.
Remote-Onboarding
Identitätsprüfung von Mitarbeitenden und Dokumentenunterzeichnung in einem einzigen Prozess.
Auditbereite Compliance
Nachvollziehbare Vorgänge, Zeitstempel und Empfangsnachweise.
Grenzüberschreitende Skalierbarkeit
Einheitliche Prozesse für internationale Teams und Mitarbeitende an verschiedenen Standorten.
Papierbasierte HR-Prozesse kosten mehr, als Sie denken
Drucken, Scannen und manuelles Nachfassen
Drucken, Scannen und das manuelle Nachfassen von Unterschriften kosten HR-Teams jede Woche wertvolle Zeit. Physische Verträge können verloren gehen, sich verzögern und persönliche Anwesenheit erfordern. In Remote- oder hybriden Arbeitsumgebungen verschärft sich dieses Problem zusätzlich.
Komplexität und Compliance-Lücken
Arbeitsrecht, DSGVO und eIDAS stellen spezifische Anforderungen an die Identifizierung, Unterzeichnung und Speicherung von HR-Dokumenten. Die meisten gängigen E-Signatur-Lösungen erfüllen diese Anforderungen nicht vollständig, sodass das rechtliche Risiko beim Arbeitgeber verbleibt.
Remote-Einstellungen ohne verlässliche Prozesse
Neue Mitarbeitende warten darauf, dass ihre Verträge per Post eintreffen. Das Onboarding verteilt sich auf E-Mails, Papierformulare und manuelle Prüfungen. Bei multinationalen Teams oder Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten lässt sich der Prozess kaum standardisieren.
Digitale HR-Workflows für jede Phase des Mitarbeiterlebenszyklus
Evrotrust unterstützt den gesamten Prozess rund um HR-Vereinbarungen, von der Identitätsprüfung über die Unterzeichnung und Zustellung bis hin zu lückenlosen Nachweisen. Alle Funktionen sind in einer Compliance-konformen Lösung gebündelt.
Einstellung und Vertragsangebote
Richten Sie für neue Mitarbeitende oder externe Auftragnehmende einen vollständig digitalen Onboarding-Prozess ein. Nutzen Sie dafür fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen.
Angebotsschreiben und Annahmeerklärungen
Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Vertraulichkeitsvereinbarungen
Einwilligungen in Hintergrundprüfungen und das Onboarding
Verträge mit selbstständigen Auftragnehmenden
Remote-Identifizierung von Mitarbeitenden
Verifizieren Sie Identitäten aus der Ferne und unter Einhaltung geltender Vorschriften, bevor Sie Signaturen mit hohem Vertrauensniveau ausstellen oder Zugriff auf sensible Personaldokumente gewähren.
Scan von Ausweisdokumenten und Datenvalidierung
Gesichtsabgleich und Lebenderkennung
Wiederverwendbare digitale Identität für künftige HR-Vorgänge
Geringeres Betrugsrisiko und weniger manuelle Prüfungen
Arbeitsverträge und Vertragsänderungen (QES und FES)
Wählen Sie für jeden Dokumententyp die passende Signaturmethode und sorgen Sie gleichzeitig für ein einheitliches Nutzungserlebnis für Ihre Mitarbeitenden.
Bündeln Sie Dokumente in strukturierten Onboarding-Prozessen und bearbeiten Sie diese nacheinander oder parallel, damit nichts übersehen wird.
Angebotsschreiben, Vertrag und Richtlinien in einem Workflow gebündelt
Identitätsprüfung, elektronische Signatur und elektronische Zustellung kombiniert
Aufzeichnungen mit Zeitstempel für jeden Vorgang
Onboarding in nur 10 bis 15 Minuten möglich, basierend auf Ergebnissen aus Kundenprojekten
Bis zu 90 % Digitalisierungsgrad und bis zu 70 % geringere Kosten bei der Bearbeitung von HR-Dokumenten, laut Angaben von Evrotrust-Kunden
Bestätigungen zu Richtlinien und interne HR-Dokumentation
Die HR-Dokumentation endet nicht mit dem Onboarding. Digitalisieren Sie die laufende Kommunikation mit elektronischen Signaturen und qualifizierter elektronischer Zustellung.
Bestätigungen zu Verhaltenskodex und Richtlinien
Schulungsnachweise und interne Freigaben
Freigaben von Beförderungen und Dokumentation von Stellenwechseln
Urlaubsanträge und Verwaltungsformulare
Offboarding und Austrittsdokumentation
Schließen Sie das Beschäftigungsverhältnis sicher und ohne Compliance-Lücken ab. Führen Sie zu allen Austrittsdokumenten Aufzeichnungen mit Zeitstempel, die jederzeit für Audits verfügbar sind.
Kündigungsschreiben und Austrittsbestätigungen
Dokumentation von Übergaben und der Rückgabe von Arbeitsmitteln
Vertraulichkeitserinnerungen und Vereinbarungen für die Zeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Sichere Zustellung mit Empfangsnachweis, um Streitigkeiten zu reduzieren
Warum Evrotrust für HR statt einer reinen E-Signatur-Plattform?
Viele Plattformen können Unterschriften „einsammeln“. Evrotrust wurde für eine rechtlich belastbare HR-Digitalisierung entwickelt und wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) bereitgestellt.
Evrotrust ist ein QTSP gemäß eIDAS
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) von Evrotrust ist in der gesamten EU rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Die rechtliche Absicherung ist in die Plattform integriert und hängt nicht von Ihrer Organisation ab.
Standardlösungen für elektronische Signaturen sind keine qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSPs) und bieten daher nicht dasselbe Maß an rechtlicher Absicherung.
Die eSignatur ist mit einer verifizierten Identität verknüpft
Identitätsprüfung, Dokumentenunterzeichnung und Zustellung sind mit derselben verifizierten Person verknüpft.
Für jeden Schritt wird eine lückenlose, mit Zeitstempel versehene Prüfspur geführt.
Bei Standardlösungen für elektronische Signaturen ist diese Verknüpfung häufig nur eingeschränkt oder gar nicht vorhanden.
Empfangsnachweis statt nur einer Unterschrift
Die qualifizierte elektronische Zustellung bietet einen rechtlich verbindlichen Nachweis über die Zustellung von Dokumenten.
Die meisten E-Signatur-Plattformen können nachweisen, dass ein Dokument unterzeichnet wurde, jedoch nicht, dass es auch empfangen wurde.
Dies ist besonders wichtig bei Mitteilungen, Kündigungen und anderen Dokumenten mit rechtlichen Folgen.
Funktion
eSignatur-Plattformen
Evrotrust
QES, die in der EU rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist
Nicht immer
Ja
Identitätsprüfung aus der Ferne
Selten
Ja
Rechtlich verbindlicher Empfangsnachweis
Nein
Ja
Wiederverwendbare digitale Identität
Nein
Ja
Eignung für digitale Personalakten
Teilweise
Ja
Grenzüberschreitende Gültigkeit innerhalb der EU
Variiert
Ja
Kernfunktionen für digitale HR-Prozesse
Elektronische Identifizierung aus der Ferne (eID) mit biometrischer Verifizierung
Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und OTP-Signaturen
Qualifizierte elektronische Zustellung (eDelivery) mit Empfangsnachweis
Zeitstempel und detaillierte Prüfprotokolle
Grenzüberschreitend einsetzbare Workflows für dezentrale und internationale Teams
Integrieren Sie Evrotrust in Ihr HR-Ökosystem
API
Automatisieren Sie Ihre HR-Workflows durchgängig und speichern Sie unterzeichnete Dokumente in Ihren eigenen Systemen.
Unterstützte Integrationen mit führenden HR-Plattformen
sHRedy ist die erste rechtskonforme elektronische Personalakte in Bulgarien. Die innovative Softwarelösung digitalisiert die Verwaltung von Arbeitsverhältnissen vollständig.
Sb e-File ist rechtskonform und während des gesamten Beschäftigungszyklus einsetzbar, von der Einstellung über Beförderungen bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Implementierung erfolgt innerhalb einer Woche und erfordert keinen IT-Support. Die Lösung ist für 1 bis über 1.000 Personen skalierbar.
HR-Dokumentation birgt grundsätzlich hohe Risiken. Evrotrust hilft Ihnen, rechtliche Unsicherheiten zu reduzieren und gleichzeitig die Prozesse für Mitarbeitende einfach zu gestalten.
Vertrauensdienste gemäß eIDAS für grenzüberschreitende Gültigkeit innerhalb der EU
DSGVO-konforme Prozesse für sensible Daten von Mitarbeitenden
Auditbereitschaft durch Nachverfolgbarkeit, Empfangsnachweise und langfristige Beweissicherung
Unterstützung für grenzüberschreitende Beschäftigungsverhältnisse und Richtlinien zur Remote-Arbeit
In großem Maßstab bewährt
Erfahren Sie, warum 300 Blue-Chip-Unternehmen und über eine Million aktive Nutzer der mobilen App auf Evrotrust vertrauen:
„Wir haben unsere Personalakten und unseren Onboarding-Prozess vollständig digitalisiert und implementieren derzeit ein System, das den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus im Unternehmen abdecken soll. Eine Person, die in unser Unternehmen eintritt, kann sich schon vor dem offiziellen Startdatum und dem ersten Tag im Büro als Teil des Unternehmens fühlen.“
Adelina Popova
Personalleiterin bTV Media Group
„Nach der Integration von Evrotrust war die auffälligste Veränderung, dass wir Menschen aus allen Teilen Bulgariens sicher, schnell und einfach remote einstellen konnten und gleichzeitig ihre administrativen Prozesse während ihrer gesamten Beschäftigung verwalten konnten. Darüber hinaus begannen unsere HR-Teams, Dokumente deutlich schneller zu bearbeiten. Die interne Digitalisierung ist wichtig, weil sie Effizienz und Produktivität steigert und uns hilft, die Gesamtkosten unter Kontrolle zu halten, während wir wettbewerbsfähig und attraktiv für die Gewinnung von Projekten und Investitionen bleiben.“
Marin Petkov
Senior Manager Corporate Reporting SoftServe
„Für uns war es wichtig, dass die von uns gewählte Lösung sowohl für unsere HR-Spezialisten als auch für unsere Mitarbeitenden so einfach und benutzerfreundlich wie möglich ist. Evrotrust erwies sich genau als diese Art von Lösung. Unsere Mitarbeitenden schätzen es sehr, Dokumente digital und aus der Ferne bequem von zu Hause aus unterzeichnen zu können. Darüber hinaus haben sie nun Zugriff auf ihre elektronischen Personalakten, was zuvor nicht möglich war.“
Yoanna Stoichkova
HR- & Recruiting-Spezialistin Inetum
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein HR-Dokumentenmanagementsystem?
Welche Vorteile bietet ein elektronischer HR-Workflow?
Welche Funktionen bietet eine Software für das HR-Dokumentenmanagement?
Welche HR-Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden?
Wie funktioniert die Identitätsprüfung von Mitarbeitenden aus der Ferne?
Wie unterstützt Evrotrust die Compliance?
Was ist ein HR-Dokumentenmanagementsystem?
Ein elektronisches HR-Dokumentenmanagementsystem ermöglicht HR-Teams, Personalakten und andere Unterlagen von Mitarbeitenden digital zu verwalten. Statt Papierkopien hin und her zu schicken, werden alle Dokumente zentral online bereitgestellt. Mit der passenden elektronischen Signatur können sie dieselbe Rechtswirkung wie handschriftlich unterzeichnete Dokumente haben.
Mit einer solchen Software können HR-Fachkräfte Unternehmensdokumente an Mitarbeitende senden und elektronisch unterzeichnen lassen. Für Verträge können Mitarbeitende beispielsweise die qualifizierte elektronische Signatur von Evrotrust nutzen.
Welche Vorteile bietet ein elektronischer HR-Workflow?
Elektronische HR-Workflows können die Effizienz erheblich steigern und die Arbeit der HR-Abteilung vereinfachen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
Mitarbeitende aus der Ferne onboarden
Personalakten jederzeit und überall verwalten
Papierablagen reduzieren und das Dokumentenmanagement optimieren
Papierverbrauch und Umweltbelastung verringern
So können HR-Verantwortliche auch im Ausland wohnhafte Mitarbeitende unkompliziert einstellen und deren Dokumente verwalten. Gleichzeitig reduzieren sie den Papierverbrauch.
Welche Funktionen bietet eine Software für das HR-Dokumentenmanagement?
Die Hauptfunktion einer solchen Software besteht darin, Unternehmen die digitale Bereitstellung von Dokumenten und deren elektronische Unterzeichnung durch Mitarbeitende zu ermöglichen.
Sie können damit Arbeitsverträge versenden, Krankmeldungen und Urlaubsanträge bearbeiten sowie offizielle Mitteilungen und Positionsänderungen verwalten. Die Automatisierung der Dokumentenbearbeitung verbessert zugleich die Employee Experience.
Welche HR-Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden?
Typische Beispiele sind Angebotsschreiben, Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Bestätigungen zu Richtlinien, Urlaubsanträge, Freigaben von Beförderungen und Offboarding-Dokumente. Je nach Risiko und rechtlichen Anforderungen kann Ihr Unternehmen unterschiedliche Signaturverfahren wie QES oder OTP einsetzen.
Wie funktioniert die Identitätsprüfung von Mitarbeitenden aus der Ferne?
Mitarbeitende weisen ihre Identität aus der Ferne nach, indem sie ein Ausweisdokument scannen und eine biometrische Prüfung mit Gesichtsabgleich und Lebenderkennung durchführen. Nach erfolgreicher Verifizierung kann die digitale Identität in weiteren HR-Prozessen wiederverwendet werden. Das vereinfacht die Abläufe und reduziert den Verwaltungsaufwand.
Wie unterstützt Evrotrust die Compliance?
Als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) bietet Evrotrust eine zuverlässige Grundlage mit Vertrauensdiensten gemäß eIDAS, für DSGVO-Anforderungen ausgelegten Prozessen und umfassenden Nachweisen. Dazu gehören Zeitstempel, Prüfprotokolle sowie Zustell- und Empfangsnachweise. Diese unterstützen Audits und tragen dazu bei, Streitigkeiten zu reduzieren.
Es ist Zeit für digitales HR
Digitalisieren Sie Ihre gesamte HR-Dokumentation mit den Vertrauensdiensten von Evrotrust.
Nicht immer
Ja
Selten
Nein
Teilweise
Variiert
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