Dokumente mit qualifizierten elektronischen Signaturen versenden und unterzeichnen

Eine elektronische Signatur bietet eine digitale Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen. Sie bringt zum Ausdruck, dass eine Person oder Organisation den Inhalt eines Dokuments bestätigt oder ihm zustimmt. Außerdem kann sie dazu dienen, die unterzeichnende Person zu identifizieren.

Statt Papierdokumente zu bearbeiten, können Sie Vereinbarungen und Verträge am Computer oder auf mobilen Geräten elektronisch unterzeichnen. Qualifizierte elektronische Signaturen, die über qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter wie Evrotrust erstellt werden, haben dieselbe Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.

eIDAS steht für „electronic Identification, Authentication and trust Services“, auf Deutsch „elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste“. Die eIDAS-Verordnung bildet den EU-weiten Rechtsrahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Sie regelt unter anderem die Online-Identifizierung, elektronische Signaturen und weitere digitale Transaktionen auf Basis verifizierter elektronischer Identitäten.

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen einfachen elektronischen Signaturen (EES), fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) und qualifizierten elektronischen Signaturen (QES).

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form der elektronischen Unterzeichnung. Sie kann rechtliche Wirkung entfalten und als Beweismittel dienen, hat aber nicht automatisch dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Beispiele sind ein Scan oder ein Foto einer handschriftlichen Unterschrift sowie eine auf einem Tablet gezeichnete Unterschrift. Je nach Kontext kann auch das Anklicken eines Kontrollkästchens als EES gelten, etwa wenn damit bestätigt wird, dass eine Vereinbarung gelesen und akzeptiert wurde.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erfüllt zusätzliche Sicherheitsanforderungen. Sie ist eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet, ermöglicht deren Identifizierung und wird mit Signaturerstellungsdaten erzeugt, die von dieser Person kontrolliert werden. Außerdem müssen nachträgliche Änderungen an den signierten Daten erkennbar sein. Ein qualifiziertes Zertifikat ist für eine FES nicht zwingend erforderlich.

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine FES, die zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat basiert und mit einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wird. Qualifizierte Zertifikate werden von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern ausgestellt. Eine QES hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Deshalb wird sie häufig für Verträge mit hohen rechtlichen oder finanziellen Risiken verwendet. Sie kann außerdem erforderlich sein, wenn eine handschriftliche Unterschrift elektronisch ersetzt werden soll.

Welche Signaturart geeignet oder erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Rechtsgeschäft, den geltenden Formvorschriften und dem benötigten Sicherheitsniveau ab. Bei einem Bankkredit kann die Bank beispielsweise eine QES verlangen und eine FES nicht akzeptieren. Welche Signaturart für eine bestimmte Vereinbarung erforderlich ist, richtet sich nach den gesetzlichen Formvorschriften und den Anforderungen der jeweiligen Institution.

Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt oder nicht die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt. Ob eine elektronisch unterzeichnete Vereinbarung wirksam und rechtlich durchsetzbar ist, hängt jedoch vom anwendbaren Recht, den geltenden Formvorschriften und dem konkreten Einzelfall ab.

Eine QES hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Auch EES und FES können rechtliche Wirkung entfalten und als Beweismittel dienen. Sie bieten jedoch unterschiedliche Nachweismöglichkeiten hinsichtlich der Identität der unterzeichnenden Person und der Unverändertheit des Dokuments. Eine EES kann deshalb im Streitfall leichter angefochten werden, ist aber nicht automatisch unwirksam.

Nein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Lösungen von Evrotrust zu nutzen. Nicht bei allen werden die Endnutzer zu unserer mobilen App weitergeleitet.

Als Unternehmen können Sie den gesamten Signaturprozess mithilfe unserer Web-App auf Ihrer Website durchführen. Alternativ können Sie einen kombinierten Ablauf implementieren. Dabei werden die Nutzer von Ihrer Website zu unserer App und nach Abschluss der Unterzeichnung zurück zu Ihrer Website geleitet.

Sie können außerdem ein White-Label-SDK in Ihre eigene Anwendung integrieren. In diesem Fall benötigen die Endnutzer die mobile Evrotrust App nicht zum Unterzeichnen. Eine weitere Möglichkeit ist die Implementierung einer OTP-Lösung. Beide Varianten ermöglichen die Unterzeichnung von Dokumenten ohne mobile App.

Nutzer können in der Evrotrust App den Verlauf ihrer Signaturen einsehen. Evrotrust übernimmt jedoch keine Verpflichtung, unterzeichnete Dokumente dauerhaft zu speichern. Wir empfehlen daher dringend, eigene Kopien der unterzeichneten Dokumente aufzubewahren. Geht der Zugriff auf das Konto verloren, etwa aufgrund eines vergessenen Passworts, kann Evrotrust bereits unterzeichnete Dokumente nicht wiederherstellen.

Evrotrust unterstützt alle gängigen Dateiformate, die elektronisch unterzeichnet werden können. Dazu gehören PDF, DOCX, TXT, HTML und XML sowie weitere Formate.