VIP Security gewährleistet Compliance und optimiert HR-Prozesse mit Evrotrust

VIP Security, ein etablierter Marktführer im Bereich Sicherheitsdienstleistungen in Bulgarien und im Ausland, hat sein Management der HR-Dokumentation und andere interne Prozesse erfolgreich verbessert, indem es die Lösungen von Evrotrust integriert hat. Dadurch steigerte das Unternehmen seine betriebliche Effizienz, verfeinerte seine Arbeitsabläufe und ebnete den Weg, künftig problemlos in neue Märkte zu expandieren.

Die Herausforderung

Als Branchenführer wächst das Team von VIP Security stetig, und damit auch der Personalbedarf des Unternehmens. Die Verwaltung von Arbeitsverträgen, Urlaubsanträgen und anderen Unterlagen wurde mit Papierdokumenten zunehmend umständlicher.

Darüber hinaus muss VIP Security, da das Unternehmen auch in Europa und den Vereinigten Staaten tätig ist, Dokumente ebenfalls aus der Ferne unterzeichnen. Als dieser Prozess vollständig auf dem Versand physischer Dokumente beruhte, war er sowohl langsam als auch teuer und konnte die Fähigkeit des Unternehmens, international zu skalieren, potenziell einschränken.

Daher wollte das Unternehmen zuverlässige Vertrauensdienste integrieren, um die elektronische Verwaltung von Dateien zu ermöglichen und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität sicherzustellen. Ebenso wichtig war, dass diese Lösung benutzerfreundlich und einfach zu implementieren ist, damit die bestehenden Systeme des Unternehmens nicht beeinträchtigt werden.

Die Lösung

VIP Security wandte sich an Evrotrust, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Nachdem das Unternehmen von anderen Kunden positives Feedback zu unseren Dienstleistungen erhalten hatte, entschied es sich für Evrotrust, um eine qualifizierte elektronische Signaturlösung bereitzustellen. Man entschied sich, unser mobiles SDK in die bestehende Software zu integrieren und außerdem das Corporate-Portal von Evrotrust zu nutzen, wenn Dateien von Desktop-Computern gesendet oder verwaltet werden.

Einer der wichtigsten Vorteile, den Evrotrust bot, war die integrierte Einhaltung internationaler AML- und KYC-Anforderungen, wodurch VIP Security Ausgaben für Compliance-Dienstleistungen Dritter einsparen und Verträge mit internationalen Kunden problemlos unterzeichnen kann.

Die Ergebnisse

Durch die Implementierung der qualifizierten eSignature-Lösung von Evrotrust verringerte VIP Security seine Abhängigkeit von Papier erheblich und vereinfachte die Dokumentenarchivierung, wodurch die Notwendigkeit entfiel, dass HR-Fachkräfte die Verwaltung von Mitarbeiterakten ständig überwachen müssen.

Darüber hinaus verringerte das Versenden von Verträgen zur elektronischen Signatur die Wahrscheinlichkeit fehlender Daten oder manueller Fehler und steigerte dadurch die Gesamteffizienz der Kommunikation von VIP Security mit Kunden.

Auf Grundlage der Nachfrage nach elektronischen Diensten innerhalb des Unternehmens stellte VIP Security im Jahr 2024 fest, dass die mit Evrotrust digitalisierten Prozesse im Vergleich zum Vorjahr um 217 % gewachsen sind.

Über VIP Security

VIP Security wurde 1999 gegründet und bietet das gesamte Spektrum an Sicherheitsdienstleistungen an, von Personenschutz über Überwachung, physische Sicherheit, Bargeldmanagement-Dienstleistungen und vieles mehr.

In den letzten 25 Jahren hat das Unternehmen seine Größe und sein Leistungsangebot stetig erweitert und dabei viele kleinere Unternehmen in der Sicherheitsbranche übernommen, stets mit der Mission, für Schutz und Sicherheit zu sorgen.

Mit heute über 2.500 Mitarbeitern und einer nahezu vollständigen Abdeckung der Sicherheitsaktivitäten im ganzen Land strebt VIP Security an, seine Reichweite weiter auszubauen und erstklassigen Schutz in noch mehr Märkten anzubieten – eine Aufgabe, die durch die Digitalisierung der Arbeitsabläufe des Unternehmens erleichtert wird.