Konica Minolta optimiert Geschäftsprozesse mit elektronischer Dokumentenunterzeichnung durch Evrotrust

Als Anbieter kompletter Lösungen für das Management und die Digitalisierung von Informationen und Dokumentenflüssen benötigt Konica Minolta einen vertrauenswürdigen Partner, der zuverlässige elektronische Dienste für Systemnutzer bereitstellt. Evrotrust erregte ihre Aufmerksamkeit, weil das Unternehmen das größte Portfolio an Vertrauensdiensten und die Fähigkeit hat, internationale Teams zu betreuen.

Die Herausforderung

1. Was waren die größten Herausforderungen von Konica Minolta vor der Implementierung der digitalen Identitäts- und elektronischen Signaturlösungen von Evrotrust?

Vor der Implementierung der digitalen Identitäts- und elektronischen Signaturlösungen von Evrotrust verlief der Prozess des Unterzeichnens und Digitalisierens von Dokumenten relativ langsam. Wir stießen häufig auf Lücken bei der Archivierung und auf fehlende, von den beteiligten Parteien unterzeichnete Dokumente. Diese Herausforderungen im Dokumentenmanagement motivierten uns, nach einer digitalen Identifizierungslösung zu suchen, die den Prozess für alle Beteiligten vereinfachen würde.

2. Wie haben sich diese Herausforderungen auf das Geschäft von Konica Minolta ausgewirkt? Was waren die konkreten Hindernisse?

Die konkreten Hindernisse zeigten sich in falsch unterzeichneten Dokumenten sowie in deren vollständigem Fehlen oder Verlust. Wie wir wissen, führen solche Lücken im Laufe der Zeit zu direkten finanziellen Einbußen und indirekten negativen Folgen, einschließlich des Vertrauensverlusts seitens der Vertragspartner (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter).

3. Was waren die Hauptgründe, die Konica Minolta dazu veranlassten, nach einer Lösung im Bereich elektronischer Signaturen zu suchen?

Als Anbieter kompletter Lösungen für das Management und die Digitalisierung von Informationen und Dokumentenflüssen benötigt Konica Minolta einen vertrauenswürdigen Partner, der zuverlässige elektronische Dienste für Systemnutzer bereitstellt. Dazu gehört die letzte Phase mit der elektronischen Signatur – das letzte und notwendige Element jeder Operation. Dieser Schritt musste schnell, zuverlässig und bequem für die Nutzer durchgeführt werden.

Die Lösung

4. Wie ist Konika Minolta auf Evrotrust aufmerksam geworden, und was unterscheidet das Unternehmen von anderen Anbietern elektronischer Signaturen auf dem Markt?

Bei der Marktanalyse stießen wir auf verschiedene Modelle für Lösungen zur elektronischen Signatur. Wir entschieden uns für Evrotrust, weil das Unternehmen das größte Portfolio an Vertrauensdiensten und die Fähigkeit hat, internationale Teams zu betreuen.

Evrotrust bietet sichere und innovative Lösungen für elektronische Identifizierung und elektronische Signaturen und verfügt über umfangreiche Erfahrung darin, Unternehmen bei der Schaffung und Verwaltung digitaler Erlebnisse gemäß internationaler Gesetzgebung wie eIDAS und GDPR zu unterstützen. Das ist für unser Team äußerst nützlich, und wir freuen uns, bei mehreren Projekten mit Evrotrust zusammenzuarbeiten.

5. Was war der ausschlaggebende Grund für die Entscheidung, mit Evrotrust zusammenzuarbeiten?

Der wichtigste Grund für die Wahl von Evrotrust war die Möglichkeit, Identitäten zu verifizieren und Dokumente elektronisch mit ausländischen Personen zu unterzeichnen. Für uns ist es wesentlich, eine schnelle Identifizierung der Nutzer sowie Effizienz beim Unterzeichnen und Zurücksenden von Dokumenten sicherzustellen, und in diesem Zusammenhang leistet die Lösung von Evrotrust hervorragende Arbeit.

6. Wie wurde Evrotrust in die bestehenden Systeme von Konica Minolta integriert?

Mit der einfachen API-Integration von Evrotrust haben wir einen Prozess für eine konstante, kontrollierte Kommunikation mit den Lösungen von Konica Minolta entwickelt. Das System umfasste einen proprietären Connector, der mit den verschiedenen von Konica Minolta angebotenen Lösungen und unterschiedlichen Infrastrukturen kompatibel ist, die für die meisten unserer Kunden anwendbar sind. Aus technischer Sicht konnten wir mit Unterstützung von Evrotrust das Projekt schnell, ohne Schwierigkeiten und in äußerst kurzer Zeit umsetzen.

7. Gab es spezifische Anpassungen oder besondere Anforderungen, die Evrotrust für Ihre Organisation berücksichtigen musste?

Beim Aufbau der Lösung gab es keine Anforderungen oder Anpassungen, die eine zusätzliche Entwicklung erfordert hätten. Dies zeigt, dass Evrotrust ein breites Spektrum an Dienstleistungen bietet und viele Fälle als Standardlösung abdeckt.

Das Ergebnis

8. Welche Verbesserungen haben Sie seit der Implementierung der digitalen Identitäts- und elektronischen Signaturlösungen von Evrotrust festgestellt?

Die wichtigste Verbesserung, die wir feststellen, zeigt sich in der Geschwindigkeit, mit der wir den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten auf beiden Seiten abschließen können. Die Fernidentifizierung spart allen Beteiligten beim Unterzeichnen von Dokumenten Zeit. Das verbessert nicht nur den Kundenprozess, sondern sorgt auch für ein rundum positives Erlebnis.

9. Was sagen die Kunden von Konika Minolta? Wie fällt ihr Feedback zu Ihrer Integration mit Evrotrust aus?

Unsere Kunden freuen sich über die Möglichkeit, Dokumente auf beiden Seiten elektronisch zu unterzeichnen – sowohl als Unterzeichner von Dokumenten bei uns, Konica Minolta, als auch als Absender von Dokumenten, die ihre Kunden oder andere Parteien (Mitarbeiter, Lieferanten usw.) unterzeichnen müssen. Wir wiederum freuen uns, Lösungen anbieten zu können, die ihren Alltag erleichtern.

10. Die Aufrechterhaltung eines hohen Schutzniveaus und die Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen sind in der digitalen Welt von größter Bedeutung. Wie hat Evrotrust in dieser Hinsicht auf Ihre Bedürfnisse reagiert?

Die von Evrotrust bereitgestellten Dienste unterliegen den Vorschriften der Richtlinien der Europäischen Union. Da es sich um registrierte Anbieter qualifizierter Vertrauensdienste handelt, sind wir zuversichtlich, dass das Schutzniveau personenbezogener Daten allen regulatorischen Anforderungen entspricht.

11. Sie verfügen über umfangreiche Erfahrung mit Kunden, die HR- und CFO-Digital-Lösungen nutzen, die auf der Integration mit den Diensten von Evrotrust basieren. Bitte teilen Sie Ihre Erfahrungen darüber, wie Institutionen und Aufsichtsbehörden, wie die Arbeitsinspektion, die Digitalisierung im Falle einer Prüfung akzeptieren.

Wir verfügen über Erfahrung mit Prüfungen durch die Arbeitsinspektion und haben von dort keine Einwände gegen die Art der Nutzung und die Gültigkeit der unterzeichneten elektronischen Dokumente erhalten. Die Aufsichtsbehörden stellten keine zusätzlichen Anforderungen oder Empfehlungen für die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Dies ist ein Hinweis auf die erfolgreiche Integration von QES.

12. Können Sie konkrete Ergebnisse nennen, die den Erfolg der Integration Ihres Unternehmens mit Evrotrust belegen?

Wir haben Fortschritte erzielt, insbesondere in Bezug auf schnellere Prozesse der Dokumentenunterzeichnung, die sofortige Archivierung von Dokumenten sowie die Geschwindigkeit beim Suchen und Zugriff auf Informationen, die jederzeit und überall verfügbar sind.

13. Wie sehen Sie Ihre Partnerschaft mit Evrotrust in der Zukunft?

Wir sehen die Zukunft der Partnerschaft nicht nur in Möglichkeiten zur Erweiterung unseres Kundenportfolios, sondern auch in der Entwicklung und Implementierung zusätzlicher Dienstleistungen im Zusammenhang mit elektronischen Signaturen. Dazu gehören neue Modelle der Leistungserbringung, die spezifische Kundenanforderungen erfüllen. Wir glauben, dass dies uns helfen wird, die Qualität der von uns bereitgestellten digitalen Prozesse zu verbessern.

Über Konica Minolta

Die Geschichte von Konica Minolta begann 1873, als Rokusaburo Sugiura die Konica Corporation in Tokio, Japan, gründete. Das Unternehmen ist im Verkauf von fotografischen und lithografischen Produkten tätig, hat seine Aktivitäten jedoch im Laufe der Zeit erweitert.

Heute arbeiten weltweit mehr als 39.000 Menschen mit Begeisterung und Inspiration daran, das Unternehmen zu einem führenden Anbieter innovativer Technologien zu machen. Mit Niederlassungen in über 150 Ländern und mehr als 2 Millionen Kunden steht die Marke Konica Minolta für Zuverlässigkeit und hohe Qualität der angebotenen Lösungen und Dienstleistungen.

Im Laufe der Jahre hat Konica Minolta neue Maßstäbe gesetzt und revolutionäre Produkte und Dienstleistungen angeboten, die modernen Herausforderungen gerecht werden und neue Möglichkeiten für das Wachstum von Unternehmen schaffen. All dies stärkt die Position des Unternehmens als unangefochtener Marktführer bei der Bereitstellung umfassender Lösungen für das Management von Unternehmensdokumenten und Druck-Workflows sowie innovativer Komplettlösungen für Vertreter der Druckindustrie. In den letzten Jahren hat sich Konica Minolta schnell als zuverlässiger Partner für digitale Arbeitsplätze und intelligente Videoüberwachungsplattformen etabliert, der Menschen, Technologie und Informationen miteinander verbindet.

Konica Minolta Bulgaria ist seit 2005 Teil des globalen Netzwerks von Konica Minolta. Das Unternehmen schafft es, seinen Kundenstamm kontinuierlich zu erweitern, was das Engagement und die Beharrlichkeit des bulgarischen Unternehmens bei der Einhaltung der festgelegten Werte und Standards der globalen Marke widerspiegelt. Das Team ist das wertvollste Kapital von Konica Minolta Bulgaria auf dem Weg zu seinem Erfolg. Deshalb investiert das Unternehmen in das Wissen, die Fähigkeiten und die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter. Ein unbestreitbarer Beweis für den ganzheitlichen Ansatz zur Entwicklung des Teams ist die Auszeichnung als bester Arbeitgeber in Bulgarien für 2023 im Ranking des Top Employers Institute.