DISCORDIA stellt auf papierlose HR-Prozesse mit qualifizierten elektronischen Signaturen um

DISCORDIA, ein international führendes Unternehmen in Transport und Logistik, hat mit der Digitalisierung seiner HR-Prozesse einen großen Schritt in die Zukunft gemacht. In Zusammenarbeit mit Evrotrust führten sie ein System ein, das auf elektronischen Signaturen basiert, um den Papierkram schneller und umweltfreundlicher zu machen. Zuvor nahm die Bearbeitung von Dokumenten viel Zeit und Papier in Anspruch. Mit der neuen Evrotrust-Integration wollte DISCORDIA die Abläufe beschleunigen und den Papierverbrauch reduzieren. Diese Änderung hat die HR-Aufgaben um 10% schneller gemacht, was wiederum zu Kosteneinsparungen in allen Prozessen führt, die zuvor die manuelle Bearbeitung von Papierdokumenten erforderten. Diese Innovation ist Teil der umfassenderen digitalen Transformationsstrategie von Discordia, die auf den Übergang zu einer modernen und grüneren Arbeitsweise abzielt.

Die Herausforderung

Bevor DISCORDIA mit Evrotrust zusammenarbeitete, stand das Unternehmen vor demselben Problem wie viele andere Unternehmen – viel Papierkram. Die Verwaltung von HR-Aufgaben wie Urlaubsanträgen und die Unterzeichnung anderer arbeitsbezogener Dokumente war langsam und aufwendig. Veraltete Prozesse waren ineffizient und fehleranfällig. Als Unternehmen, dem Umweltfreundlichkeit wichtig ist, wollten sie einen besseren Weg finden. DISCORDIA benötigte eine Lösung, um seine HR-Aufgaben zu digitalisieren und gleichzeitig komplexe arbeitsrechtliche Vorschriften einzuhalten sowie die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden zu schützen.

Die Lösung

DISCORDIA entschied sich für Evrotrust, weil die App für elektronische Signaturen und die Integrationstools perfekt zu den Anforderungen von DISCORDIA passten: eine schnelle, zuverlässige und sichere Möglichkeit, HR-Papierkram zu bearbeiten. Mit der mobilen App können Mitarbeitende Dokumente direkt auf ihren Smartphones prüfen und unterzeichnen, sodass Dinge wie das Einreichen eines Urlaubs- oder Krankheitsantrags oder das Unterzeichnen von Arbeitsverträgen aus der Ferne und mit voller Rechtsgültigkeit möglich sind. Evrotrust bot API-Integrationsmöglichkeiten, die eine einfache Einbindung in das HRM-System von DISCORDIA ermöglichten. Dieser Wechsel zur digitalen Bearbeitung machte die gesamte Verwaltung von HR-Dokumenten deutlich reibungsloser und half DISCORDIA beim Übergang zu elektronischen Personalakten.

Die Ergebnisse

Nach der Einführung der elektronischen Signaturlösung von Evrotrust erzielte DISCORDIA eine deutliche Verbesserung bei der Bearbeitungsgeschwindigkeit elektronischer Dokumente. Die Mitarbeitererfahrung wurde verbessert, indem Beschäftigte Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Arbeitsverträge digital und aus der Ferne einreichen und unterzeichnen können. HR-Expertinnen und -Experten können sich nun auf produktive Aufgaben konzentrieren, anstatt Papierdokumente zu drucken, zu scannen, zu versenden und abzulegen. Die Digitalisierung der Personalakte ermöglicht standardisierte Prozesse mit Audit-Trail, was zudem die Fehlerwahrscheinlichkeit minimiert. Dies erleichterte nicht nur die Arbeit der HR-Abteilung, sondern trug auch zum Engagement von DISCORDIA bei, die Umweltbelastung durch weniger Papier zu reduzieren.

Über DISCORDIA

DISCORDIA ist das größte Transport- und Logistikunternehmen in Bulgarien. Wir sind ein etablierter Marktführer auf dem Balkan und gehören zu den Top 20 auf dem europäischen Markt, mit mehr als 30 Jahren Geschichte und Erfahrung im Geschäft. Wir bieten Dienstleistungen in drei Bereichen an: internationaler Straßentransport, einschließlich unserer eigenen Flotte von über 1600 Lkw und Auto-Forwarding-Dienstleistungen in ganz Europa; Schienengüterverkehr sowie See- und Luftfracht, die Transporte in alle Teile der Welt ermöglichen. Derzeit arbeitet das Unternehmen aktiv mit über 70 Ländern zusammen (40 davon in Europa) und erweitert kontinuierlich seine globale Reichweite.

DISCORDIA hat Niederlassungen in Bulgarien, der Ukraine und Rumänien, und das Unternehmen beschäftigt mehr als 2400 Mitarbeitende, mit dem Ziel, diese Zahl bis 2030 auf 10.000 zu erhöhen.

Technologieführer in der Branche zu werden, gehört zu den Zielen und Ambitionen von DISCORDIA. Wir haben bereits begonnen, in diese Richtung zu arbeiten, indem wir in die Integration digitaler und innovativer Softwarelösungen der neuesten Generation investieren. Sie werden uns helfen, verschiedene wichtige Geschäftsprozesse im Unternehmen zu optimieren und ein zunehmend besseres Kundenerlebnis zu bieten.

Und nicht zuletzt sind wir sozial verantwortlich und umweltorientiert. Im Jahr 2022 wurden wir sogar offiziell für unsere Fahrpolitik anerkannt, die zu einer deutlichen Reduzierung schädlicher Emissionen beiträgt.