DISCORDIA преминава към HR процеси без хартия с квалифицирани електронни подписи

DISCORDIA, международен лидер в транспорта и логистиката, направи голяма крачка към бъдещето, като премина към дигитализация на своите HR процеси. В партньорство с Evrotrust, компанията въведе система, разчитаща на електронни подписи, за да направи подписването на документи по-бързо и по-екологично, намаляйки отпадъците от хартия и спестявайки време и ресурси на своя екип. Тази промяна направи HR задачите с 10% по-бързи, което от своя страна доведе до спестяване на разходи във всички процеси, които преди това изискваха ръчна обработка на хартиени документи. Тази иновация е част от по-голямата стратегия за дигитална трансформация на DISCORDIA, целяща преход към модерен и екологичен начин на работа.

Предизвикателството

Преди да се обедини с Evrotrust, DISCORDIA се сблъска със същия проблем, какъвто голяма част от компаниите имат – много хартиени документи. Управлението на задачи в областта на човешките ресурси, като заявки за отпуск и подписване на други трудови документи, беше бавно и изискваше времеемки усилия. Наследените процеси бяха неефективни и склонни към допускане на грешки. Като компания, която се грижи да бъде екологична, те искаха да намерят по-добър начин за работа. DISCORDIA се нуждаеше от решение за дигитализиране на задачите си в областта на човешките ресурси, кеото същевременно да спазва сложните трудови разпоредби и да защитава личните данни на служителите.

Решението

DISCORDIA избра Evrotrust, защото услугите за квалифициран електронен подпис и инструменти за интеграция на компанията, най-добре отговаряха на техните нужди за бърз, надежден и сигурен начин за работа с документи за човешки ресурси. Мобилното приложение на Evrotrust позволява на служителите да преглеждат и подписват документи направо от телефоните си и лесно да извършват действия като подаване на молба за отпуск, болничен или подписване на трудови договори от разстояние и при пълна законност. Благодарение на възможността услугите на Evrotrust да бъдат интегрирани директно в HRM системата на DISCORDIA, целият дигитален режим процес на администриране на документи стана много по-гладък и помогна на DISCORDIA да премине към електронни трудови досиета.

Резултати

След приемането на решението за електронен подпис на Evrotrust, DISCORDIA постигна значително подобрение в скоростта на обработка на дигитални документи. Служителите на компанията вече могат да подават молби за отпуск, болничен и други напълно дистанционно. HR експертите на DISCORDIA, от друга старана, вече могат да се съсредоточат върху продуктивни задачи, вместо да отпечатват, сканират, изпращат и архивират хартиени документи. Дигитализирането на трудовото досие на служителите позволи внедряването на стандартизирани процеси за одит, което допринесе за минимизиране на възможността за грешки. Това не само улесни работата на отдела по „Човешки ресурси“, но също така допринесе за ангажимента на DISCORDIA да намали тяхното въздействие върху околната среда чрез използване на по-малко хартия.

За DISCORDIA

DISCORDIA е най-голямата транспортна и логистична компания в България. Те са утвърден лидер на Балканите и в топ 20 на европейския пазар, с повече от 30 години история и опит в бизнеса. Предлаганите от компанията услуги спадат в три направления: международен автомобилен транспорт, включващ собствен автопарк от над 1600 камиона и автоспедиторски услуги, покриващи цяла Европа; железопътна спедиция и морска и въздушна спедиция, осигуряваща транспорт до всички части на света. В момента компанията работи активно с над 70 страни (40 от тях са в Европа), като непрекъснато разширява глобалното си покритие.

DISCORDIA има офиси в България, Украйна и Румъния, като в компанията работят повече от 2400 души, с амбицията до 2030 г. броят им да достигне 10 000.

Превръщането в технологичен лидер в индустрията е сред целите и амбициите на DISCORDIA, които вече работят в тази посока, инвестирайки в интегрирането на дигитални и иновативни софтуерни решения от последно поколение. Те  помагат на компанията да оптимизира различни ключови бизнес процеси в организацията и да осигури по-добро клиентско изживяване.

Не на последно място, DISCORDIA  е социално отговорна и еко ориентирана компания. През 2022г. те получават официално признание за политика си за шофиране, която допринася за значително намаляване на вредните емисии.