Автоматизирайте HR процесите с дистанционна идентификация, КЕП и доказуемо електронно връчване, за да може HR екипът ви да се фокусира върху хората, а не върху документите.
Внесете структура и правна сигурност в HR документацията
Заменете принтирането, сканирането и ръчните последващи действия със сигурни, респонсивни процеси, които намаляват административното натоварване и подобряват изживяването на кандидати и служители.
Наемайте по-бързо
Изпращайте оферти и договори веднага и ги подписвайте от всяко устройство.
Дистанционен онбординг
Проверка на самоличността на служителите и подписване на документи в единен процес.
Съответствие, готово за одит
Проследими действия, времеви печати и доказателство за доставка/получаване.
Мащабируемост през граници
Последователни процеси за мултинационални екипи и разпределена работна сила.
HR процесите на хартия струват повече, отколкото изглежда
Хартия, сканиране и ръчни процеси
Принтирането, сканирането и ръчното следене на подписи отнемат ценни часове работа на HR екипа ежеседмично. Физическите договори се губят, бавят, изискват физическо присъствие. При дистанционен или хибриден екип проблемът се умножава.
Сложност и пропуски при съответствието
Трудовото законодателство, GDPR и eIDAS поставят конкретни изисквания към идентификацията, подписването и съхранението на HR документи. Повечето стандартни инструменти за е-подпис не покриват тези изисквания в пълния им обем и оставят правния риск при работодателя.
Дистанционно наемане без надеждни процеси
Новите служители чакат договори по пощата. Онбордингът е разпокъсан между имейли, принтирани формуляри и ръчни проверки. При мултинационални екипи или служители в различни градове процесът практически не може да се стандартизира.
За българските работодатели: електронно трудово досие
В България работодателите са длъжни да поддържат електронно трудово досие за служителите. Този процес включва спазване на специфични изисквания за идентификация, доказателство за връчване, проследимост и готовност за одит.
Evrotrust подпомага тези изисквания чрез квалифицирани електронни подписи, квалифицирано електронно връчване, времеви печати и пълна проследимост, като позволява създаването на юридически защитимо електронно досие без необходимост от паралелно архивиране на хартия.
Трудови договори и анекси
Длъжностни характеристики
Предизвестия за прекратяване
Заповеди за промени в трудовите правоотношения
Удостоверения и официални HR документи
Молби за отпуск и други административни документи
От назначаването до напускането: HR процеси, които можете да дигитализирате изцяло
Evrotrust поддържа целия жизнен цикъл на HR договорите, като обединява проверка на самоличност, квалифицирано електронно подписване, връчване и доказателства в една основа, изградена за съответствие.
Назначаване и оферти
Изградете изцяло дигитален процес по назначаване на нови служители или външни изпълнители, като използвате усъвършенствани и квалифицирани електронни подписи.
Оферти за работа и приемане
Споразумения за поверителност на информация и конфиденциалност
Разрешения за проверки и съгласия при онбординг
Договори с независими изпълнители
Дистанционна идентификация на служители
Проверявайте самоличността дистанционно по съвместим начин, преди да подпишете с високо ниво на сигурност или да предоставите достъп до чувствителна документация на служители.
Сканиране на документ за самоличност и валидация на лични данни
Съпоставяне на лице и проверка с видео селфи
Повторно използваема дигитална самоличност за бъдещи HR действия
По-нисък риск от измами и по-малко ръчни проверки
Трудови договори и анекси с КЕП и УЕП
Изберете правилния метод за подписване за всеки тип документ, като същевременно поддържате последователно изживяване за служителите.
Усъвършенствани електронни подписи за потвърждения и одобрения с по-ниско ниво на сигурност
Опции за подписване в приложението и през уеб
Автоматизирано изпращане и напомняния чрез API
OTP подписване чрез SMS съобщения за еднократни транзакции
Дигитален онбординг процес
Обединете документите в структурирани онбординг процеси, последователни или паралелни, елиминирайки потенциални пропуски.
Оферта, договор и политики, обединени в един процес
Идентичност, електронен подпис и електронно връчване в едно
Записи с времеви печат за всяко действие
Онбордингът може да бъде завършен само за 10–15 минути (на база клиентски проекти)
До 90% дигитално приемане и до 70% намаление на разходите за обработка на HR документи според данни от клиенти на Evrotrust
Потвърждения по политики и вътрешна HR документация
Документацията на служителите не приключва с онбординга. Дигитализирайте текущата комуникация с електронни подписи и квалифицирано електронно връчване.
Правилник за вътрешен ред и потвърждения по политики
Потвърждения за обучения и вътрешни одобрения
Одобрения за повишения и документация при промяна на длъжност
Молби за отпуск и административни формуляри
Процеси по освобождаване и документация при напускане
Завършете пътя на служителя уверено и без пропуски в съответствието. Поддържайте готови за одит записи с времеви печат за цялата документация при напускане.
Предизвестия за прекратяване и потвърждения при напускане
Документация за предаване и връщане на активи
Напомняния за конфиденциалност и споразумения след прекратяване на трудовото правоотношение
Сигурно връчване с доказателство за получаване за намаляване на споровете
Защо Evrotrust, а не обикновена платформа за подписи?
Много инструменти предлагат електронен подпис. Evrotrust е регулирана инфраструктура за доверителни услуги: създаден за юридически защитима дигитализация на HR процесите.
Evrotrust е КДУУ по eIDAS
Квалифицираните подписи от Evrotrust са равни на саморъчни подписи в целия ЕС
Правната гаранция е вградена в платформата – не зависи от вас
Стандартните инструменти за подпис не са КДУУ и не могат да дадат тази гаранция
Подписът е обвързан с доказана самоличност
Верификацията, подписването и доставката на документа са свързани с едно и също лице
Пълна одитна следа с времеви печат за всяка стъпка
При стандартни решения за електронен подпис тази връзка е слаба или изцяло липсва
Доказателство за получаване, не само за подписване
Квалифицирано електронно връчване е правнообвързващо потвърждение за доставка
Повечето платформи за подпис доказват подписването, но не и получаването
Критично при предизвестия, прекратявания и всяка документация с правни последствия
Функционалност
Стандартна платформа за е-подпис
Evrotrust
КЕП с правна стойност на саморъчен подпис в ЕС
Не винаги
Да
Дистанционна проверка на самоличност
Рядко
Да
Правнообвързващо доказателство за получаване
Не
Да
Повторно използваема дигитална самоличност
Не
Да
Готовност за електронно трудово досие
Частично
Да
Трансгранична валидност в ЕС
Варира
Да
Основни възможности за дигитален HR
Дистанционна електронна идентификация (eID) с биометрична проверка
Квалифицирани електронни подписи (КЕП) и OTP подписване
Квалифицирано електронно връчване (eDelivery) с доказателство за получаване
Времеви печати и подробни одитни следи
Процеси, готови за работа през граници и мултинационални екипи
Интегрирайте Evrotrust с вашата HR екосистема
API
Автоматизирайте HR процесите изцяло, с архив в собствените си системи.
sHRedy е първото легитимно електронно трудово досие в България. Иновативното софтуерно решение изцяло дигитализира управлението на трудовите правоотношения.
Sb е-Досие е в пълно съответствие с изискванията в България, покрива целия цикъл на служителя от наемане, промени, до прекратяване. Бързо внедряване за 1 седмица, без нужда от ИТ намеса. Подходящо за всяка компания от 1 до +1000 човека.
HR документацията по подразбиране носи висок риск. Evrotrust ви помага да намалите правната несигурност, като същевременно запазва процеса лесен за служителите.
Доверителни услуги, съобразени с eIDAS, за трансгранична валидност в ЕС
Процеси, подготвени за ЗЗЛД, проектирани за чувствителни данни на служители
Готовност за одит: проследимост, доказателство за доставка/получаване и дългосрочни доказателства
Поддръжка за трансгранична заетост и политики за дистанционна работа
Доказано в мащаб
Вижте защо над 300 престижни организации и повече от милион активни потребители в мобилното ни приложение разчитат на Evrotrust:
„Дигитализирахме изцяло трудовите досиета и онбординг процеса, и в момента въвеждаме система, която цели да обхване целия път на един служител в организацията. Човек, който се присъединява към нас, може да се почувства част от организацията още преди ефективната дата, в която постъпва на работа в офиса.“
Аделина Попова
Human Resources Director bTV Media Group
“След интегрирането на Evrotrust, най-видимо се промени това, че получихме възможност сигурно, бързо и лесно да наемаме хора дистанционно от всички краища на България и да ги обслужваме административно през цялото време. Също така, нашите HR екипи започнаха да обработват документи много по-бързо. Вътрешната дигитализация е важна, защото повишава ефективността и производителността, което помага да държи общите разходи на добро ниво и да ни поддържа конкурентни и атрактивни за печелене на проекти и инвестиции.”
Марин Петков
Corporate Reporting Senior Manager SoftServe
“За нас беше важно решението, което изберем, да бъде максимално опростено и user-friendly, както за нас като HR специалисти, така и за служителите ни. Evrotrust се доказа като точно такова решение. Служителите ни искрено оценяват възможността да разписват документи дигитално, дистанционно, от комфорта на дома си. Освен това, те вече имат достъп до електронните си трудови досиета, което преди не беше възможно.”
Йоанна Стоичкова
HR & Recruitment Specialist Inetum
Често задавани въпроси
Какво е електронно трудово досие?
Какви са предимствата на електронния HR процес?
Какви HR функции могат да се извършват електронно?
Какво е система за управление на HR документи?
Кои HR документи могат да се подписват електронно?
Как работи дистанционната идентификация на служители?
Каква е разликата между Evrotrust и стандартните инструменти за електронен подпис?
Какво е електронно трудово досие?
Наличието на електронен HR работен процес означава, че HR специалистите в компанията работят с данните за всеки работник или служител изцяло онлайн. Трудовото досие на работника се съхранява дигитално, което прави управлението на човешките ресурси по-лесно, удобно и организирано.
Електронните документи в трудовото досие имат същата законова валидност като ръчно подписани документи.
С помощта на HR софтуер, екипът “Човешки ресурси” изпраща всички документи, свързани с трудовото правоотношение, на служителя, за да ги подпише с квалифициран електронен подпис, като например КЕП услугата, предлагана от Evrotrust.
Какви са предимствата на електронния HR процес?
Дигитализацията на HR процесите значително увеличава ефективността и улеснява бизнес процесите на една компания. Някои от основните ù предимства включват:
Възможност за дистанционно наемане на служители;
Лесно управление на трудови досиета отвсякъде и по всяко време;
По-добра организация на архивите на компанията;
Намаляване на хартиения отпадък и вредите за околната среда.
Така HR специалистите могат лесно да наемат и менажират служители дори зад граница, като същевременно се намали въглеродния отпечатък на компанията.
Какви HR функции могат да се извършват електронно?
Основната идея на дигитализацията на HR процесите е да позволи на бизнесите да изпращат на служителите си дигитални документи и да им даде правото да ги подписват електронно.
Електронно могат да се изпращат и подписват трудови договори, длъжностна характеристика, предизвестия за прекратяване на трудовите правоотношения и други документи.
Скоростта и надеждността на електронния формат улесняват и подобряват преживяването на служителите.
Какво е система за управление на HR документи?
Системата за управление на HR документи помага на HR екипите да създават, изпращат, подписват и съхраняват документи на служители в дигитален формат, като заменя хартиените процеси и запазва правната валидност и възможността за одит.
Кои HR документи могат да се подписват електронно?
Чести примери са оферти за работа, трудови договори, анекси, споразумения за конфиденциалност, потвърждения по политики, молби за отпуск, одобрения за повишение и документи при напускане. Вашата организация може да прилага различни нива на сигурност (QES или OTP) според риска и правните изисквания.
Как работи дистанционната идентификация на служители?
Служителите потвърждават самоличността си дистанционно, като сканират документ за самоличност и преминават биометрична проверка (съпоставяне на лице и видео селфи). След верификацията идентичността може да се използва повторно в HR процесите, за да се намалят затрудненията и административната работа.
Каква е разликата между Evrotrust и стандартните инструменти за електронен подпис?
Evrotrust е КДУУ по eIDAS. Квалифицираните електронни подписи, издадени от Evrotrust, имат същата правна стойност като саморъчни подписи в целия ЕС. Стандартните платформи за подпис предлагат подписване, но обикновено без квалифицирана верификация на самоличност, без правнообвързващо доказателство за доставка и без правната гаранция от статута на КДУУ.
Търсите най-добрите удостоверителни услуги за дигитализиране на бизнеса си?
Надеждният и добре развит набор от инструменти на Evrotrust ще отговори на всички нужди на вашата компания, свързани с дигитализацията.
Не винаги
Да
Рядко
Не
Частично
Варира
