С нарастващите регулаторни изисквания и очакванията на клиентите за дигитални услуги, бизнесите нямат избор – вече е задължително да изградят безхартиени процеси, за да останат конкурентоспособни.
Днес ще разгледаме недостатъците на хартиените бизнес операции и как дигитализацията може да ускори растежа. Освен това ще разясним кои са инструментите и процедурите, които трябва да внедрите, за да улесните прехода към безхартиена работа.
Предизвикателствата на хартиените работни процеси
Традиционните бизнес транзакции на хартия водят до множество недостатъци и ненужни усложнения. Затова още преди рязкото нарастване на търсенето на дигитални услуги през 2020 г., много компании вече бяха започнали частична модернизация на своите процеси и намаляване на зависимостта си от хартия.
Нека разгледаме основните проблеми, които възникват при работа с наследени хартиени бизнес процеси.
Закъснения и оперативни блокажи
Едва ли някой би оспорил факта, че работата с хартиени документи е бавна и тромава.
Помислете за всички операции, които обикновено се извършват в рамките на работния ден: онбординг на клиенти, кандидатстване за услуги и одобрения, подписване на различни споразумения и други. Сега си представете времето, което отнема разпечатването, подписването, сортирането, съхранението и организирането на всички тези документи.
Всички тези процеси поначало са бавни. Още по-лошото е, че служителите в различните отдели често зависят от това някой друг да дигитализира определена информация, преди да могат да продължат работата си. Поради това този модел на въвеждане на данни с изчакване създава оперативни блокажи, които още повече забавят бизнеса ви.
Трудности при спазването на регулациите
Независимо от естеството на дейността ви, вероятно все още разчитате на хибриден работен процес, който комбинира хартиени с електронни документи. Този тип непълна дигитализация може да доведе до редица затруднения, особено когато става въпрос за спазване на регулаторните изисквания.
На практика съчетавайки хартиени и дигитални процеси, вашите данни се разделят на две. В резултат вашата компания си отваря двойна работа при проверката за правно съответствие или губи време в търсене на липсващи данни, които започват в един формат и продължават в друг.
Дори ако вашият екип е компетентен, все пак може да се случи документи да липсват или да са трудни за откриване. Особено по време на одит, каквито би следвало редовно да правите, може неволно да се окажете в несъответствие поради пропуски в данните.
Освен че това създава оперативни неудобства, то също така крие риск от високи глоби и щети по репутацията ви.
Грешки при ръчно въвеждане
Няма значение колко внимателно подбирате или обучавате своите служители – хартиените документи винаги могат да бъдат загубени или повредени. Кой не е разливал кафе върху важен документ поне веднъж в кариерата си или не е поставял чаша върху грешната камара документи?
Освен това, документите може да бъдат неправилно обработени – всички сме виждали как 1 може да изглежда като 7 или О да се сбърка с 0.
За да гарантирате правилното въвеждане на данни или за да коригирате предишни грешки, вашата компания трябва да отделя допълнително време за проверка, верификация и редакция. Загубата на време в тези процеси означава по-високи оперативни разходи на транзакция.
Защо бъдещето е без хартия
Всички изброени предизвикателства могат да бъдат значително намалени чрез дигитализация на вашите бизнес операции. Ще сведете до минимум ръчните грешки, ще улесните организацията на файловете и ще гарантирате лесен достъп до данни, премахвайки оперативните блокажи и подобрявайки комуникацията.
Ето основните предимства, които бизнесът ви ще получи при преминаване към дигитален работен процес.
Спестяване на разходи
На първо място, дигитализацията ще доведе до значителни спестявания. По-видимите примери за това са по-ниските (или дори несъществуващи) разходи за печат, съхранение и доставка на документи.
Например, SOF Connect отчита спестяване на 200 000 страници през първата година след дигитализацията на подписването на договори на Летище София с Evrotrust.
По-малко забележимата, но също толкова важна форма на икономия идва от факта, че служителите ще прекарват по-малко време в обработка на документи или в чакане на информация. В резултат ще могат да се съсредоточат върху по-важни и приоритетни задачи.
При одити или други заявки за информация, също ще губите по-малко време и ресурси за откриването на нужните документи.
Повишена ефективност и по-бързи транзакции
Преминаването към електронно управление на документи означава по-лесен достъп до данни, по-бързо намиране на файлове и автоматизация на част от рутинните задачи, свързани с дейността ви. В следствие на това, вашата компания ще отчете повишена ефективност и по-прозрачни, оптимизирани работни процеси.
Освен това ще можете по-лесно да визуализирате данни, да изготвяте отчети по-бързо и да вземате решения в реално време, без да се налага да чакате различни екипи да обменят хартиени документи, за да синхронизират информацията.
По-конкретно, услуги като онбординг на клиенти ще се ускорят значително. Освен това дигиталният онбординг позволява на потенциалните клиенти да се регистрират дистанционно, разширявайки обхвата на вашата компания.
Подобрена сигурност и съответствие с регулациите
Как защитавате хартиените документи? В най-добрия случай можете да ги заключите в сейф. Но това има един основен недостатък – прави ги труднодостъпни, когато се нуждаете от тях.
От друга страна, електронните документи се възползват от най-новите иновации в сигурността. Можете да криптирате файлове, да контролирате достъпа и да проследявате активността по тях, като същевременно запазвате документите добре организирани и лесно достъпни.
Освен това, преходът към дигитални работни процеси и електронно управление на документи позволява внедряването на софтуер за откриване и предотвратяване на измами. Това намалява риска от неоторизирани промени в документи или измами със самоличност.
Спазването на регулаторните изисквания също става по-лесно и ефективно. С влизането в сила на DORA (Digital Operational Resilience Act), финансовите институции в ЕС вече разполагат с подробни правни насоки за управление на ИКТ рисковете и укрепване на киберсигурността. Дигиталните работни процеси съответстват на тези изисквания, осигурявайки сигурно и проследимо управление на документи.
Освен това, квалифицираните електронни подписи (КЕП) и електронните идентичности (eID) играят ключова роля в спазването на eIDAS, като гарантират, че електронните транзакции имат същата правна тежест като хартиените.
Тези инструменти също помагат на бизнесите да изпълняват AML директивите и KYC изискванията, като позволяват дистанционна идентификация на клиенти и сключване на юридически обвързващи споразумения. Това намалява риска от измами и улеснява регулаторното отчитане.
По-висока удовлетвореност на клиентите
Клиентите ценят удобството повече от всичко. Осигуряването на дистанционен достъп до услуги, така че да могат да взаимодействат с вашия бизнес по всяко време и от всяко място, неминуемо ще повиши удовлетвореността на потребителите.
Следователно, преходът към дигитални работни процеси и разширяването на електронните услуги ускорява транзакциите и премахва излишните препятствия в потребителското изживяване.
Вашите клиенти със сигурност ще оценят, че не се налага да посещават банков клон, за да заявят услуга, или да съхраняват хартиени договори у дома.
Дигиталният подход вече не е просто конкурентно предимство – той е минималното изискване, за да бъде вашият бизнес възприеман сериозно.
Как да преминете към безхартиени работни процеси
Сега, след като знаете как дигитализацията може да бъде от полза за вашия бизнес, ето конкретните елементи, които ще ви помогнат при прехода към безхартиени работни процеси.
Дигитална идентичност и електронни подписи
На първо място, можете да постигнете мащабна дигитализация, като внедрите електронни подписи и решения за дигитална идентичност. По този начин ще позволите на крайните потребители да извършват транзакции с вас изцяло електронно.
За операции на място в клонове това означава, че обслужването на всеки клиент ще бъде по-бързо, тъй като няма да е необходимо да разпечатвате документи, да ги подписвате ръчно и след това да ги сканирате.
Например, нашият OTP квалифициран електронен подпис е отлично решение за тази цел. Вместо да подавате на клиента хартиен документ за подписване, Evrotrust ще изпрати незабавно SMS с парола, която той може да използва, за да подпише електронно. Подписаният документ ще бъде достъпен веднага, като клиентът ще го получи по имейл.
Освен това, електронните подписи и методите за идентификация позволяват на клиентите да откриват сметки или да заявяват услуги изцяло дистанционно, без да посещават вашия офис. Като eIDAS-нотифицирана eID схема, Evrotrust осигурява сигурно решение за дистанционна идентификация. Можете да го използвате за изграждане на безпроблемен дигитален онбординг процес или за идентифициране на съществуващи клиенти, когато те заявяват услуги онлайн.
За да научите как да интегрирате тези услуги във вашата компания, свържете се с нашия търговски екип още днес.
В обобщение, добавянето на електронни подписи и дигитални идентичности значително ще ускори подписването на договори с клиенти, ще оптимизира транзакциите и ще подкрепи по-бързия растеж на вашия бизнес.
Електронно управление на документи и квалифицирано връчване
Преходът към безхартиени процеси неизменно означава разчитане на система за електронно управление на документи. Независимо дали използвате портала за дигитални услуги на Evrotrust, нашето API или външна платформа, интегрирана с Evrotrust, ще ви е необходим инструмент, който да ви помогне да:
- Подготвяте и изпращате документи за подписване;
- Проследявате статуса на документите в реално време;
- Организирате и извличате подписани файлове бързо и ефективно.
Основното предимство на такъв софтуер е, че намирането на документи става значително по-лесно. Тези инструменти обикновено са добре организирани и разполагат с филтри и функции за търсене, които ви позволяват бързо и удобно да навигирате в архивите си.
Що се отнася до документи, които не е необходимо да бъдат подписани, но все пак трябва да бъдат изпратени официално, можете да използвате нашата услуга за квалифицирано електронно връчване.
С нея можете сигурно да предавате документи с квалифициран времеви печат, което гарантира съответствие с регулаторните и правните изисквания, като същевременно премахва забавянията и разходите, свързани с физическа препоръчана поща.
Например, можете да използвате електронното връчване за изпращане на официални уведомления, като напомняния за просрочени плащания, извлечения по сметки, промени в условията и политиките на вашата компания и други. Така тази услуга позволява сигурна и правно обвързваща комуникация с партньори, клиенти и регулатори.
Обучение на клиенти и служители
Естествено, трябва да подготвите всички, които ще взаимодействат с дигиталните ви продукти, за прехода. Този процес включва не само избор или разработване на интуитивни и лесни за използване решения, но и подготовка на обучителни ресурси.
Например, ще е необходимо да отделите време за обучение на персонала, за да ги запознаете с новата система. По същия начин ще трябва да създадете ръководства, които да отговарят на потенциални въпроси или затруднения, с които крайните потребители могат да се сблъскат.
Предварителната подготовка на тези материали ще гарантира успешното преминаване към безхартиени процеси. Добрата новина е, че в повечето случаи вашите ИКТ партньори, като Evrotrust или други платформи, чиито дигитализационни услуги ще използвате, вече разполагат с обучителни материали, които можете да използвате.
Осигуряване на достъпност за всички потребители
Друго важно съображение при преминаването към безхартиена работа е осигуряването на максимална достъпност на вашите технологии. Това включва поддръжка на различни устройства, така че служителите и клиентите ви да могат да използват услугите от всяко устройство и операционна система.
Освен това решенията ви трябва да бъдат интуитивни и удобни за потребителите. Независимо дали става въпрос за системата за управление на документи или за механизма за дигитални транзакции, всичко трябва да бъде проектирано с UX (потребителско изживяване) на преден план.
Трябва да предвидите, че не всички потребители са еднакво технически подготвени. Ако не искате да загубите клиенти, трябва да гарантирате, че безхартиените ви услуги са лесни и удобни за използване.
В същото време, дигитализацията дава възможност за подобряване на достъпността по начини, които физическата документация никога не би могла да осигури. Клиенти с ограничена подвижност вече нямат нужда да посещават физически офис, а дигиталните документи могат да бъдат адаптирани за по-добра четимост – чрез контрастни настройки, функции за мащабиране (zoom) или инструменти за преобразуване на текст в реч (text-to-speech).
В крайна сметка, тези подобрения ще направят вашите услуги по-достъпни за всички потребители, включително за тези, които срещат затруднения с традиционните процеси.
Заключение
Дигиталната трансформация е единственото правилно решение за модерните бизнеси. Единственият начин да останете конкурентоспособни в дигиталната ера е чрез използването на възможностите, които предлагат дигиталните идентичности и автоматизацията.
Затова подобрената сигурност и по-добрата организация на електронното управление на документи вече са основен стандарт във финансовия сектор и в други силно регулирани индустрии.
Всеки бизнес, който иска да увеличи ефективността си, улесни регулаторното съответствие и повиши удовлетвореността на клиентите, трябва да анализира текущите си работни процеси и да идентифицира областите, подходящи за дигитализация, преди да започне да губи пазарен дял спрямо по-адаптивни конкуренти.
